Jak sprawdzić kontrahenta przed współpracą w 10 minut

Większość kłopotów z kontrahentami da się przewidzieć, zanim padnie pierwsza faktura. Firma, która nie płaci, często od dawna nie składa sprawozdań, zmienia zarząd co kilka miesięcy albo ma na białej liście VAT inny rachunek niż ten, który podaje w mailu. Te informacje są publiczne i bezpłatne. Wystarczy wiedzieć, gdzie zajrzeć i w jakiej kolejności. Poniżej znajdziesz listę kontrolną, którą da się przejść w mniej więcej dziesięć minut, oraz wskazówki, kiedy warto poświęcić na sprawdzenie więcej czasu.

Zanim zaczniesz, zbierz trzy dane

Do sprawdzenia potrzebujesz numeru NIP, a przy spółkach także numeru KRS. Trzecia rzecz to numer rachunku bankowego, który kontrahent podał na ofercie, w umowie albo na fakturze. Nazwa firmy nie wystarczy, bo w rejestrach często występuje kilka podmiotów o bardzo podobnych nazwach, a różnica jednej litery potrafi prowadzić do zupełnie innej spółki.

Jeżeli kontrahent nie chce podać NIP albo podaje go dopiero po kilku prośbach, to już jest informacja. Rzetelna firma nie ma powodu, żeby ukrywać numer, który i tak musi znaleźć się na fakturze.

Krok pierwszy, czyli wyszukiwarka KRS

Spółki handlowe, spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Bezpłatny odpis aktualny pobierzesz z wyszukiwarki KRS prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Odpis z wyszukiwarki ma taką samą moc jak dokument wydawany przez centralną informację, więc możesz go zapisać do dokumentacji transakcji.

Dział pierwszy, dane podmiotu

Sprawdź nazwę, formę prawną, siedzibę, adres i datę wpisu do rejestru. Porównaj je z danymi z oferty. Zwróć uwagę na wysokość kapitału zakładowego. Niski kapitał sam w sobie nie jest wadą, bo wiele zdrowych spółek z o.o. ma kapitał minimalny, ale przy dużym zamówieniu warto zestawić go z danymi finansowymi, o których za chwilę.

Dział drugi, kto może podpisać umowę

To najważniejsza część odpisu przy każdej umowie. Znajdziesz tu skład zarządu, sposób reprezentacji i ewentualnych prokurentów. Sposób reprezentacji mówi, czy jeden członek zarządu może działać samodzielnie, czy potrzebni są dwaj członkowie albo członek zarządu razem z prokurentem. Jeżeli umowę podpisuje osoba, której nie ma w dziale drugim, poproś o pełnomocnictwo i sprawdź, kto je udzielił. Umowa podpisana przez osobę bez umocowania może później zostać podważona.

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa handlowego. Prokura łączna wymaga współdziałania kilku osób, a prokura samoistna pozwala działać jednej osobie. W odpisie zobaczysz, który rodzaj został udzielony.

Dział trzeci i czwarty, działalność i zaległości

Dział trzeci zawiera przedmiot działalności według kodów PKD oraz wzmianki o złożonych dokumentach finansowych. Jeżeli spółka istnieje kilka lat, a w dziale trzecim nie ma żadnej wzmianki o sprawozdaniu, masz pierwszy poważny sygnał. Dział czwarty może zawierać informacje o zaległościach, na przykład wobec urzędu skarbowego czy ZUS, oraz o wierzytelnościach, których egzekucja okazała się bezskuteczna. Pusty dział czwarty to dobra wiadomość.

Dział szósty, likwidacja i upadłość

W dziale szóstym znajdują się wzmianki o rozwiązaniu, likwidacji, otwarciu postępowania upadłościowego albo restrukturyzacyjnego oraz o ustanowionym zarządcy lub kuratorze. Spółka w likwidacji może jeszcze legalnie działać i zawierać umowy, ale jej celem jest zakończenie działalności i rozliczenie wierzycieli. Rozpoczynanie nowej, długiej współpracy z takim podmiotem rzadko ma sens.

Krok drugi dla jednoosobowych firm, czyli CEIDG

Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wspólnicy spółek cywilnych są wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Spółka cywilna nie ma własnego wpisu w KRS, więc szukasz każdego wspólnika osobno, a sama spółka ma NIP i REGON.

W CEIDG najważniejszy jest status wpisu. Możliwe są między innymi działalność aktywna, zawieszona i wykreślona. Przedsiębiorca z zawieszoną działalnością nie powinien w tym czasie wykonywać działalności ani osiągać z niej bieżących przychodów, więc faktura od takiej firmy powinna zwrócić Twoją uwagę. Sprawdź też adres wykonywania działalności, datę rozpoczęcia, kody PKD oraz to, czy we wpisie nie ma informacji o upadłości, zakazie prowadzenia działalności albo ustanowionym zarządcy sukcesyjnym.

Krok trzeci, biała lista VAT i numer rachunku

Wykaz podatników VAT, nazywany potocznie białą listą, prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. Wyszukasz w nim kontrahenta po NIP, REGON, numerze KRS albo po numerze rachunku. Wykaz pokazuje status podatnika (czynny, zwolniony, niezarejestrowany, wykreślony) oraz rachunki bankowe zgłoszone przez firmę do urzędu skarbowego.

Dlaczego numer rachunku jest tak ważny

Przepisy podatkowe łączą z białą listą konkretne ryzyko. W uproszczeniu wygląda to tak. Jeżeli płacisz za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł, a przelew trafia na rachunek, którego nie ma w wykazie, możesz nie zaliczyć tego wydatku do kosztów podatkowych, a przy VAT możesz odpowiadać solidarnie ze sprzedawcą za jego niezapłacony podatek. Próg dotyczy wartości całej transakcji, a nie pojedynczej raty, więc podział płatności na mniejsze kwoty nie zdejmuje ryzyka.

Przepisy przewidują sposób na ograniczenie tych skutków. Gdy z ważnego powodu musisz zapłacić na rachunek spoza wykazu, możesz złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy zawiadomienie na formularzu ZAW-NR. Termin na złożenie liczy się od dnia zlecenia przelewu i jest krótki. Na początku wynosił 3 dni, później został wydłużony, dlatego przed złożeniem sprawdź aktualne brzmienie przepisów albo zapytaj księgową lub doradcę podatkowego. Szczegóły, takie jak wyjątki i forma płatności, warto omówić z osobą, która prowadzi Twoje rozliczenia.

Jak to sprawdzać w praktyce

• Sprawdzaj rachunek w dniu zlecenia przelewu, a nie tylko przy podpisaniu umowy. Firma może zmienić bank.
• Zapisz potwierdzenie sprawdzenia. Wykaz pozwala pobrać potwierdzenie z identyfikatorem zapytania.
• Jeżeli rachunek na fakturze różni się od rachunku z poprzednich faktur, zadzwoń do kontrahenta na znany Ci numer telefonu. Podmiana numeru rachunku w mailu to częsty sposób wyłudzenia.
• Status „czynny” nie mówi nic o kondycji finansowej. Mówi tylko, że firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT.

Krok czwarty, sprawozdanie finansowe

Spółki wpisane do KRS składają roczne sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dostęp jest bezpłatny i nie wymaga logowania. Wystarczy numer KRS. Jednoosobowe działalności nie składają sprawozdań do rejestru, więc u nich ten krok odpada i zostają inne źródła.

Na co patrzeć w sprawozdaniu

Nie musisz być księgowym, żeby wyciągnąć ze sprawozdania kilka wniosków. Wystarczą cztery pozycje i ich zmiana w czasie.

• Przychody ze sprzedaży. Pokazują skalę działalności. Porównaj je z wielkością zamówienia. Jeżeli Twoje zlecenie stanowi znaczną część rocznego przychodu kontrahenta, ryzyko po obu stronach rośnie.
• Zysk albo strata netto. Jedna strata nie przekreśla firmy, zwłaszcza młodej albo inwestującej. Kilka lat strat z rzędu to już trend.
• Kapitał własny. Ujemny kapitał własny oznacza, że skumulowane straty przekroczyły to, co wnieśli wspólnicy razem z zyskami z lat poprzednich. Spółka może dalej działać, ale finansuje się długiem.
• Zobowiązania krótkoterminowe wobec środków pieniężnych i należności. Jeśli zobowiązania wielokrotnie przewyższają gotówkę i należności, płynność może być napięta.

Terminowość też coś mówi

Sprawozdanie zatwierdza się zwykle w ciągu sześciu miesięcy od końca roku obrotowego, a potem składa do rejestru. Jeżeli w październiku nie ma jeszcze sprawozdania za poprzedni rok, a spółka ma rok obrotowy równy kalendarzowemu, coś jest nie tak. Brak sprawozdań za kilka lat to jeden z najczęstszych sygnałów, że firma ma problemy albo że nikt nią realnie nie zarządza.

Krok piąty, Krajowy Rejestr Zadłużonych i MSiG

Krajowy Rejestr Zadłużonych zawiera informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych oraz o osobach i firmach, wobec których egzekucja okazała się bezskuteczna. Wyszukasz w nim zarówno spółki, jak i osoby fizyczne. Warto sprawdzić tam nie tylko samą firmę, ale też członków zarządu i wspólników, zwłaszcza w małych spółkach, gdzie jedna osoba prowadzi kilka podmiotów.

Monitor Sądowy i Gospodarczy publikuje ogłoszenia wymagane przepisami, na przykład o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli, o połączeniu, podziale albo przekształceniu spółki. Wyszukiwanie po nazwie i numerze KRS pozwala sprawdzić, czy w ostatnich miesiącach nie pojawiło się ogłoszenie, które zmienia sytuację kontrahenta.

Sygnały ostrzegawcze, które powinny zatrzymać

Pojedynczy sygnał rzadko przesądza sprawę. Kilka naraz to powód, żeby zażądać przedpłaty, zabezpieczenia albo zrezygnować z transakcji.

• Częste zmiany zarządu. Kilka zmian w ciągu roku, zwłaszcza połączonych ze zmianą wspólników i siedziby, bywa przygotowaniem do porzucenia spółki.
• Siedziba w wirtualnym biurze. Wiele uczciwych firm korzysta z takich adresów. Problem pojawia się, gdy firma deklaruje magazyn, produkcję albo dużą flotę, a jedyny adres to biuro wirtualne, pod którym zarejestrowano bardzo wiele podmiotów.
• Brak sprawozdań finansowych za ostatnie lata albo sprawozdania składane z dużym opóźnieniem.
• Ujemny kapitał własny połączony z rosnącymi stratami.
• Bardzo młoda spółka i bardzo duże zamówienie, szczególnie gdy kontrahent naciska na szybką wysyłkę z odroczonym terminem płatności.
• Rachunek spoza białej listy albo rachunek zagraniczny przy firmie, która działa wyłącznie w Polsce.
• Adres mailowy w darmowej domenie przy firmie, która ma własną stronę internetową, oraz rozbieżności między danymi w stopce a danymi z rejestru.
• Wpisy w dziale czwartym lub szóstym KRS albo w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Lista kontrolna w jednej tabeli

Kiedy dziesięć minut to za mało

Lista kontrolna wystarcza przy typowym zamówieniu. Są jednak sytuacje, w których warto zrobić więcej.

• Długi termin płatności i duża kwota. Rozważ ubezpieczenie należności, gwarancję bankową, zaliczkę albo płatność etapami.
• Umowa wieloletnia albo wyłączność. Przeczytaj umowę spółki z akt rejestrowych, sprawdź wspólników i powiązania osobowe zarządu z innymi firmami.
• Kontrahent z innego kraju. Polskie rejestry nic o nim nie powiedzą. Potrzebny jest rejestr kraju siedziby oraz, przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych, sprawdzenie numeru VAT UE.
• Przejęcie firmy albo udziałów. Tu kończy się samodzielne sprawdzanie i zaczyna badanie prawne i finansowe z udziałem prawnika i księgowego.

Zapisz, co sprawdziłeś

Dobrą praktyką jest zachowanie pobranego odpisu KRS, potwierdzenia z białej listy i daty sprawdzenia. Przy sporze albo kontroli podatkowej łatwiej wtedy wykazać, że działałeś z należytą starannością. Wystarczy prosty folder dla każdego kontrahenta i plik z datami.

Powtarzaj sprawdzenie przy stałych kontrahentach

Firma sprawdzona rok temu mogła od tego czasu zmienić zarząd, rachunek albo wejść w restrukturyzację. Przy stałej współpracy warto wracać do rejestrów co kwartał, a do białej listy przy każdym przelewie powyżej progu. Przy kilkudziesięciu kontrahentach ręczne sprawdzanie zajmuje sporo czasu, dlatego wiele firm prowadzi prostą listę z datą ostatniej kontroli.

Jak sprawdzić kontrahenta w serwisie Biznesmeni

W naszym katalogu firm profile spółek i przedsiębiorców powstają z danych publicznych rejestrów. Na jednej stronie zobaczysz dane z KRS albo CEIDG, status VAT oraz najważniejsze pozycje ze sprawozdań finansowych, co skraca pierwsze cztery kroki tej listy. Profil nie zastępuje oryginalnego odpisu, więc przed podpisaniem umowy nadal warto pobrać dokument z rejestru. Jeżeli sprawdzasz wiele firm regularnie, w planach dla firm możesz zapisywać listy kontrahentów z notatkami i filtrować wyniki po przedziale przychodu i statusie VAT. Więcej o tym, jak serwis pomaga w kontaktach między firmami, przeczytasz na stronie dla firm.